Verwaltungen sind eine funktionale Errungenschaft und Notwendigkeit des modernen Staates. Sie erfüllen öffentliche Aufgaben entweder selbst (Polizei, Einwohnermeldeamt, Finanzamt) oder unterstützen andere staatliche Organisationen bei der Erfüllung ihrer Funktion (Ministerialverwaltung, Gerichtsverwaltung). Damit nehmen sie bedeutende Stellen ein, die die Ordnung unseres Zusammenlebens betreffen – wie beispielsweise die Sicherheit stiftende Rolle der Polizei oder des Finanzamts, das Einnahmen für die staatliche Aktivitäten generiert. Der mit der Verwaltung entstandene Berufstand des Beamten verkörpert die Ressourcen der Verwaltung. Er kann Regeln und Gesetze des Rechtsstaates ein- und durchsetzen und damit das Zusammenleben strukturieren. Die sich der Verwaltung entgegensetzende Kritik langsamer Bearbeitung und allgemeiner, nicht-individueller Entscheidung ist dabei so alt, wie die Verwaltung selbst.
Dabei ist eine konstituierende Funktion von Verwaltung, besonders berechenbar zu sein. Das damit verbundene Ziel, der Gleichbehandlung aller Personen, hat Folgen für die Strukturen und Arbeitsweisen. Nach außen wirkt das Handeln unpersönlich, individuelle Bedürfnisse und Wünsche werden nicht geachtet; strukturell geht es jedoch um das Erfüllen eines spezifischen Auftrags: Die Gleichbehandlung aller Bürger:innen vor dem Gesetz und dessen verwalteter Form durchzusetzen. Diese Grundbedingung muss im Blick behalten werden, wenn über die Modernisierung von Verwaltungen gesprochen wird.
Dennoch: die sich verändernden Erwartungen von Bürger:innen wie auch von Unternehmen erzeugen eine Situation, die eine Veränderung von Verwaltungshandeln notwendig macht. Die Modernisierung der Verwaltung in aller Munde, damit verbundene Schwierigkeiten auch. Schnell wird nach Estland geschaut und immer wieder festgestellt, dass es dort ganz anders ist und die föderale Organisation der Bundesrepublik Probleme schafft. Dabei ist ja auch hier allen klar, dass Veränderungen nötig sind: Wie Verwaltungen kommunizieren, mit welcher Geschwindigkeit und Technik Themen bearbeitet werden, wie sie zu Entscheidungen kommen.
Dabei wird seit Jahren intensiv daran gearbeitet, Verwaltung zu modernisieren. Konzepte werden geschrieben und digitale Produkte entwickelt, es werden Mitarbeiter:innen geschult und User:innen befragt – genau wie es die “agile” Welt der Software-Entwicklung vorschreibt. Change findet statt, und doch scheint es kaum Entwicklung, kaum Fortschritt auszumachen.
Für Verantwortliche in den Verwaltungen wird diese Situation zu einem Problem. Die Notwendigkeit zu Veränderungen ist allgemein anerkannt, ihre Chancen werden durch die Erfolge anderer Länder belegt. Der dadurch entstehende Druck, gerade aus den Reihen politischer und privat-wirtschaftlicher Akteur:innen wächst, wie die Aufgaben, die durch immer weitere Überlegungen und Anforderungen ansteigen.
Was kann in dieser Situation helfen?
Hilfreich erscheint eine veränderungskompetente Auseinandersetzung mit Verwaltung. Also ein Vorgehen, das mit der Situation arbeitet, die vorhanden ist. Dazu gehört es, die jeweilige Organisation und ihre Kommunikation kritisch zu hinterfragen. An welchen Stellen sollten aktuelle Verfahrensweisen, Handlungen und Strukturen verändert werden? Was würde tatsächlich zu einer spürbaren Veränderung für Bürger:innen führen? Was ist der (vermutete) Gewinn dieser Veränderung? Dazu gehört aber auch, die immer vorhandene stabilisierende Perspektive in den Blick zu nehmen: was von dem, wie es momentan ist, wirkt grundlegend, damit Verwaltung Verwaltung bleibt? Was ist hilfreich und bewahrenswert? Was ist der Preis von Veränderung? Diese Art von Prozesskompetenz ist entscheidend für den Erfolg notwendiger Veränderungsvorhaben.
Dass die Umsetzung von Veränderungshandeln eigene Schwierigkeiten mit sich bringt, versteht sich. Verantwortliche in Organisationen müssen für ihre jeweiligen Change-Vorhaben werben, Mitarbeiter:innen gewinnen und Informationen sammeln und verstehen. Es müssen Strukturen entwickelt und umgesetzt werden, die auch im Großen ihre Wirkung zeigen und so als erfolgreiche Veränderungen sichtbar werden. Dafür ist eine externe Begleitung fast unerlässlich, die sich als Partner:in der Verwaltung versteht, und es schafft, die unterschiedlichen Seiten der Veränderung: Weiterentwicklung und Stabilität, als Unterscheidungsmerkmal im Prozess aufrechtzuerhalten.
