Überblick und Auftrag itstime
Hier ist die Welt zu Gast – so lautet der Slogan unserer Kundin, einer städtischen Bibliothek, die sich über viele Jahre den Ruf als innovative Begegnungsstädte erarbeitet hat. Immer wieder hat die Bibliothek bewiesen, den vielen Erwartungen auf kreative Art und Weise gerecht zu werden. Nun war es an der Zeit, die gewachsenen Organisationsstrukturen der aktuellen Umfeld-Realität anzupassen.
Unser Vorgehen
In einem ersten Schritt starteten wir mit der Geschäftsführung und arbeiteten ein gemeinsames Verständnis der Bibliothek, den Spannungsfeldern der Organisation, den unterschiedlichen Interessengruppen und leiteten Möglichkeiten einer Beratung heraus. Dazu wurden zunächst im Team der Geschäftsführung die individuellen Erwartungen geklärt. Damit war der Grundstein für ein gemeinsames Zielverständnis und Zielbild gelegt und die nächste Führungsebene konnte an Bord geholt werden.
Nach einem ersten gemeinsamen Workshop folgte eine präzise Herausarbeitung der individuellen Perspektiven der einzelnen Fachbereiche, welche anschließend als Thesen in einem gemeinsamen Verständigungsformat dem Führungsgremium zur Verfügung gestellt wurde. Durch diese Vorarbeit war es möglich im Folgeprozess stets auf die Strukturlogik der Fachabteilungen zurückzukommen, während das Führungsteam die anstehenden Strukturanpassungen von groß nach klein für sich durcharbeitete. Nach und nach entwickelte sich ein Verständnis für die Spannungsfelder, in denen es galt Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.
Durch ein passendes Großgruppenformat wurden alle weiteren Mitarbeitende über den Weg informiert und konnten Antworten auf die für sie brennenden Fragen erhalten.
In den weiteren Schritten galt es für die Teams, in denen die Veränderungen deutliche Auswirkungen auf den Arbeitsalltag hatten, die Arbeitsfähigkeit zu stabilisieren, und damit die Effekte die die Veränderung auf die Beziehungsebene hat zu bearbeiten. Im Führungsteam wurden dafür gezielte Maßnahmen beschlossen und gemeinsam angegangen.
Ergebnisse
Zunächst ging es uns darum die Zusammenarbeit im Führungsteam für den anstehenden Prozess zu stärken. Dabei war es besonders wichtig Unterschiedlichkeit aufgrund der Unterstrukturen sichtbar zu machen und für die Entscheidungsprozesse zu verarbeiten.
Entgegen der ursprünglichen Annahme arbeiteten wir deutlich intensiver auf Leitungsebene, was letztlich dazu führte, dass die Antizipationsfähigkeit möglicher Effekte der Veränderung stieg und in kritischen Phasen mit mehr Einigkeit als zuvor reagiert werden konnte.
